Tài liệu nội bộ để trao đổi với bộ phận kế toán trước khi chuẩn hoá cách xuất bảng công của hệ thống.
File gồm 2 dòng tiêu đề và 33 cột. Dòng 1 là tiêu đề nhóm (ô gộp), dòng 2 là tên cột chi tiết. Hiện file chỉ có tiêu đề, chưa có dữ liệu.
| # | Tên cột | Nhóm | Hệ thống hiện có? |
|---|---|---|---|
| 1 | STT | — | Đã có |
| 2 | Nhân viên | — | Đã có |
| 3 | Chức vụ | — | Đã có dữ liệu |
| 4 | SĐT | — | Đã có |
| 5 | Phòng ban | — | Đã có |
| 6 | Giờ chuẩn/ngày | — | Đã có |
| 7 | Ngày công chuẩn/tháng | — | Đã có |
| 8 | Ngày có mặt tại công trình (1) | NGÀY CÔNG | Đã có |
| 9 | Ngày nghỉ có hưởng lương (Nghỉ phép/Lễ) (2) | NGÀY CÔNG | Đã có |
| 10 | Làm ngày Lễ/Tết (3) | NGÀY CÔNG | Đã có |
| 11 | Nghỉ việc không hưởng lương (4) | NGÀY CÔNG | Đã có |
| 12 | Ngoại tuyến (5) | NGÀY CÔNG | Đã có |
| 13 | Tổng ngày công hưởng lương =1+2+3 | NGÀY CÔNG | Cần chốt công thức |
| 14 | Tổng giờ làm hưởng lương | NGÀY CÔNG | Đã có |
| 15 | Tổng giờ làm tăng ca | Sai nhóm | Đã có |
| 16 | Phụ cấp trách nhiệm | PHỤ CẤP KHÁC | Thiếu |
| 17 | Phụ cấp xăng xe | PHỤ CẤP KHÁC | Thiếu |
| 18 | Phụ cấp tiền cơm | PHỤ CẤP KHÁC | Thiếu |
| 19 | Phụ cấp BHXH | PHỤ CẤP KHÁC | Thiếu |
| 20 | Phụ cấp khác (Thưởng, ốm đau) | PHỤ CẤP KHÁC | Thiếu |
| 21 | Đơn giá ngày (VND) | — | Đã có |
| 22 | Đơn giá giờ (VND) | — | Đã có |
| 23 | Lương ngày công (VND) 1 | — | Khác công thức |
| 24 | Lương nghỉ phép/Lễ (VND) 2 | — | Đã có |
| 25 | Lương tăng ca (VND) 3 | — | Đã có |
| 26 | Lương phụ cấp (VND) 4 | — | Thiếu |
| 27 | Tổng THU NHẬP (VND) =1+2+3+4 | — | Thiếu phụ cấp |
| 28 | Ứng lương đã duyệt (VND) | — | Đã có |
| 29 | BHXH 8% | — | Thiếu |
| 30 | BHYT 1.5% | — | Thiếu |
| 31 | BHTN 1% | — | Thiếu |
| 32 | TỔNG BHXH | — | Thiếu |
| 33 | Thực nhận (VND) | — | Chưa trừ BHXH/thuế |
Cột (1) “Ngày có mặt tại công trình” thông thường hiểu là mọi ngày đi làm, gồm cả ngày lễ đã đi làm. Cột (3) “Làm ngày Lễ/Tết” lại là chính ngày đó. Vậy (1) + (3) cộng trùng 2 lần cùng một ngày.
Ví dụ: đi làm 20 ngày thường + 1 ngày lễ (vẫn đi làm) + nghỉ phép 1 ngày.
| Cách hiểu | (1) | (2) | (3) | Tổng = 1+2+3 | Kết luận |
|---|---|---|---|---|---|
| (1) gồm ngày lễ | 21 | 1 | 1 | 23 | Sai (thực tế 22) |
| (1) KHÔNG gồm ngày lễ | 20 | 1 | 1 | 22 | Đúng |
Đề xuất: định nghĩa (1) = ngày công thường (KHÔNG gồm lễ đã làm); khi đó (1)+(2)+(3) mới chính xác. Nếu giữ (1) gồm lễ thì tổng phải là (1)+(2) và (3) chỉ dùng để tính hệ số tiền.
Cột (3) chỉ đếm số ngày làm lễ; không rõ phần lương lễ được nhân hệ số ở đâu (cột 23 mang nhãn “1”, cột 25 là “Lương tăng ca”). File đang gộp chung 1 cột “Lương tăng ca (3)” với 1 hệ số duy nhất.
Luật hiện hành: làm ngày lễ ≥ 300%, làm thêm ngày thường ≥ 150%, làm thêm cuối tuần ≥ 200%.
Đề xuất: tách rõ hệ số OT và hệ số lễ/Tết; ghi rõ “Lương ngày công” gồm (1)×đơn giá ngày + (3)×đơn giá ngày×hệ số lễ.
Vừa có “Tổng ngày công hưởng lương” vừa có “Tổng giờ làm hưởng lương” + “Đơn giá giờ”. Với ca lẻ (ví dụ làm 5 tiếng), ngày công = 5/8 = 0.625; tiền theo ngày và theo giờ phải bằng nhau. Cần ghi rõ để tránh tính chồng.
Đề xuất: chốt 1 gốc (khuyến nghị tính theo giờ rồi suy ra ngày), hoặc ghi rõ công thức từng cột.
Cột 15 “Tổng giờ làm tăng ca” đang nằm trong nhóm PHỤ CẤP KHÁC. Đề xuất: đưa vào nhóm NGÀY CÔNG, hoặc tách nhóm TĂNG CA riêng.
Đây là số lượt chấm offline để đối soát, không phải ngày công, nhưng lại đánh số (5) chung với các cột ngày công → dễ hiểu nhầm là được tính lương. Đề xuất: đổi thành “Ghi chú: số lượt ngoại tuyến” và tách ra ngoài nhóm NGÀY CÔNG.
Hai loại khác bản chất (phép năm tích lũy vs nghỉ lễ theo luật) nhưng gộp một cột → khó đối soát. Đề xuất: tách thành 2 cột nhỏ, hoặc thêm cột đối chiếu “Số ngày lễ trong tháng”.
Nếu lương thực tế cao hơn, đóng trên 5.350.000 là không đúng luật (mức đóng tối thiểu = lương tối thiểu vùng; tối đa = 20 × lương cơ sở). Đề xuất: cho admin nhập mức đóng (mặc định 5.350.000) và ghi đè theo từng nhân viên; hoặc tính min(max(lương tháng, sàn vùng), trần).
| Thiếu | Vì sao cần |
|---|---|
| Thuế TNCN | Có “Tổng thu nhập”, “Ứng lương”, “BHXH” nhưng chưa trừ thuế → “Thực nhận” chưa đúng tiền thực nhận. |
| Hệ số OT / Hệ số lễ | Để kiểm toán con số (tránh “hệ số ẩn”). |
| Mức lương đóng BHXH | Hiện chỉ ghi chú ở header, chưa thành cột. |
| Quy tắc làm tròn | Ngày công (0.5?) và tiền (đồng) cần thống nhất. |
Áp dụng sau khi kế toán chốt các câu hỏi ở mục 4.
(1) Ngày công thường = ngày đi làm, KHÔNG gồm lễ đã làm (2) Nghỉ có lương = nghỉ phép + nghỉ lễ (không đi làm) (3) Ngày lễ đã làm (4) Nghỉ không lương (KHÔNG tính vào tổng hưởng lương) (5) Lượt ngoại tuyến (chỉ để đối soát) Tổng ngày công hưởng lương = (1) + (2) + (3) Đơn giá ngày = Lương tháng / Ngày công chuẩn/tháng Đơn giá giờ = Đơn giá ngày / Giờ chuẩn/ngày Lương ngày công = (1) × đơn giá ngày + (3) × đơn giá ngày × hệ số lễ Lương nghỉ = (2) × đơn giá ngày Lương tăng ca = giờ OT × đơn giá giờ × hệ số OT Lương phụ cấp = tổng 5 khoản phụ cấp Tổng thu nhập = Lương ngày công + Lương nghỉ + Lương tăng ca + Lương phụ cấp BHXH = mức đóng × 8% | BHYT = mức đóng × 1.5% | BHTN = mức đóng × 1% TỔNG BHXH = BHXH + BHYT + BHTN Thuế TNCN (bổ sung) = theo biểu lũy tiến (nếu công ty cần) Thực nhận = Tổng thu nhập − Ứng lương − TỔNG BHXH − Thuế TNCN
Vui lòng trả lời từng câu bên dưới để chốt công thức trước khi triển khai.
(1)×đơn giá ngày hay (1+2+3)×đơn giá ngày?| Trạng thái | Cột |
|---|---|
| Đã có, khớp | 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 14, 15, 21, 22, 24, 25, 28 |
| Cần chỉnh công thức/định nghĩa | 3, 10, 13, 23, 27, 33 |
| Chưa có — cần bổ sung | 16, 17, 18, 19, 20, 26, 29, 30, 31, 32 |
Bảng lương minh hoạ áp dụng bộ công thức đề xuất ở mục 3, với số liệu giả định để kế toán dễ hình dung. Khi chốt công thức, hệ thống sẽ xuất đúng dạng này (định dạng Excel, có dòng tiêu đề nhóm).
Đơn giá ngày = Lương tháng / Ngày công chuẩn/tháng · Đơn giá giờ = Đơn giá ngày / Giờ chuẩn/ngày
Tổng ngày công hưởng lương = (1) + (2) + (3)
Lương ngày công = (1)×đơn giá ngày + (3)×đơn giá ngày×hệ số lễ · Lương nghỉ = (2)×đơn giá ngày
Lương tăng ca = giờ OT × đơn giá giờ × hệ số OT · Tổng thu nhập = Lương ngày công + Lương nghỉ + Lương OT + Phụ cấp
Tổng BHXH = Mức đóng × (8% + 1.5% + 1%) · Thực nhận = Tổng thu nhập − Ứng lương − Tổng BHXH − Thuế TNCN
Giả định trong bảng: hệ số OT = 150%, hệ số lễ/Tết = 300%, mức đóng BHXH = 5.350.000.
| # | Nhân viên | Phòng ban | Lương tháng | Giờ chuẩn/ngày | Ngày công chuẩn/tháng | NGÀY CÔNG | TĂNG CA | ĐƠN GIÁ | THU NHẬP | KHẤU TRỪ | Thực nhận | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| (1) Ngày công | (2) Nghỉ có lương | (3) Lễ đã làm | Tổng =1+2+3 | Giờ OT | Lương OT | Đơn giá ngày | Đơn giá giờ | Lương ngày công | Lương nghỉ | Phụ cấp | Tổng thu nhập | Ứng lương | Mức đóng BHXH | BHXH 8% | BHYT 1.5% | BHTN 1% | Tổng BHXH | Thuế TNCN | |||||||
| 1 | Trần Hữu Duẩn 0936139230 |
Quản lý | 5.200.000 | 8 | 26 | 24 | 2 | 0 | 26 | 10 | 375.000 | 200.000 | 25.000 | 4.800.000 | 400.000 | 500.000 | 6.075.000 | 0 | 5.350.000 | 428.000 | 80.250 | 53.500 | 561.750 | 0 | 5.513.250 |
| 2 | Trịnh hữu hạnh 0912 345 678 |
Nhà xe bệnh viện | 7.800.000 | 12 | 26 | 25 | 1 | 0 | 26 | 12 | 450.000 | 300.000 | 25.000 | 7.500.000 | 300.000 | 300.000 | 8.550.000 | 1.000.000 | 5.350.000 | 428.000 | 80.250 | 53.500 | 561.750 | 0 | 6.988.250 |
| 3 | Nguyễn Anh Kiệt 0987 654 321 |
Kỹ thuật | 6.200.000 | 8 | Lịch tháng (31) | 25 | 0 | 1 | 26 | 0 | 0 | 200.000 | 25.000 | 5.600.000 | 0 | 200.000 | 5.800.000 | 0 | 5.350.000 | 428.000 | 80.250 | 53.500 | 561.750 | 0 | 5.238.250 |
| Σ | Tổng cộng (3 NV) | — | 19.200.000 | — | — | 74 | 3 | 1 | 78 | 22 | 825.000 | — | — | 17.900.000 | 700.000 | 1.000.000 | 20.425.000 | 1.000.000 | — | 1.284.000 | 240.750 | 160.500 | 1.685.250 | 0 | 17.739.750 |
* Số liệu minh hoạ. Thuế TNCN tạm để 0 (thu nhập sau giảm trừ chưa tới ngưỡng) — sẽ bổ sung khi kế toán chốt.
Lương 5.200.000 · chuẩn 26 ngày · 8h/ngày → đơn giá ngày = 5.200.000 / 26 = 200.000; đơn giá giờ = 200.000 / 8 = 25.000.
Ngày công (1)=24 + nghỉ (2)=2 → 26 công. Lương ngày công = 24 × 200.000 = 4.800.000; lương nghỉ = 2 × 200.000 = 400.000; OT = 10 × 25.000 × 1.5 = 375.000; phụ cấp 500.000.
Tổng thu nhập = 4.800.000 + 400.000 + 375.000 + 500.000 = 6.075.000. BHXH/BHYT/BHTN = 5.350.000 × 10.5% = 561.750. Thực nhận = 6.075.000 − 0 − 561.750 = 5.513.250.